Valmiita järjestelmäratkaisuja on markkinoilla tarjolla runsaasti. Oman järjestelmän rakentaminen on siksi useimmissa tapauksissa pyörän keksimistä uudelleen. Joku muu on jo ratkaissut ongelman ja myy ohjelmistoa hintaan, joka alittaa heittämällä räätälöidyn järjestelmän kehitys- ja ylläpitokustannukset. On kuitenkin tilanteita, joissa tämä ilmeisin vastaus ei ole oikea.
Tässä artikkelissa perustelemme, miksi "ostanko vai rakennanko itse" on kysymys, jota kannattaa pohtia vakavasti. Joskus oma järjestelmä voi nimittäin olla ratkaiseva tekijä kilpailukyvyn ylläpitämisessä.
Kun arvioit räätälöidyn järjestelmän tarvetta, ensimmäinen kysymys on yksinkertainen: löytyykö markkinoilta jo ratkaisu, joka sopii aidosti tarpeisiisi? Monien tyypillisten liiketoimintaprosessien (palkanlaskenta, henkilöstöhallinto, kirjanpito) kohdalla vastaus on lähes varmasti kyllä. Jos valmisratkaisu kattaa 95 % tarpeistasi, tie eteenpäin on selvä.
Päivittäisessä liiketoiminnassa ero riittävän hyvän ja täydellisen välillä voi kuitenkin kasvaa ajan myötä tuntuvaksi. Mitä erityisemmät tai innovatiivisemmat vaatimuksesi ovat, sitä suppeammaksi markkinat käyvät – ja jossakin vaiheessa kuilu saatavilla olevan ja todella tarvitsemasi välillä kasvaa liian suureksi, eikä sitä ole enää mielekästä jatkuvasti laastaroida.
Laastaroinnista puheen ollen, yksi yleinen tarina valmisratkaisujen kanssa menee jotakuinkin näin: kolmannen osapuolen ratkaisu näyttää jokseenkin sopivalta, joten se hankitaan. Sitten lisätään yksi mukautettu integraatio. Sitten toinen. Sitten kiertotie toiminnolle, jota ratkaisu ei osaa. Ennen pitkää ylläpidetään haurasta kokonaisuutta järjestelmän päällä, jota ei ollut alusta alkaenkaan suunniteltu haluttuun käyttötarkoitukseen. Omien lisäysten kasvaessa myös järjestelmän jokainen uusi päivitys on potentiaalinen uusi ongelma ratkaistavaksi.
Valmisratkaisut ovat kyllä rakennettu tietty joustavuus mielessä, mutta sillä on aina rajansa. Mitä pidemmälle järjestelmää venytetään, sitä enemmän kokonaisuus muistuttaa korttitaloa. Jos järjestelmä toimii tarpeisiin lähes sellaisenaan, se on yleensä hyvä merkki. Jos se taas vaatii paljon säätämistä jo alkuvaiheessa, se saattaa enteillä sitä, mihin aika jatkossakin kuluu.
Yksi helpoiten unohtuvista päätökseen vaikuttavista tekijöistä on prosessien joustavuus.
Jokainen valmisratkaisu on rakennettu tiettyjen oletusten varaan siitä, miten yritykset keskimäärin toimivat. Näin tulee usein sitoutuneeksi muokkaamaan omia prosessejaan työkalun ehdoilla – ei toisin päin.
Monelle yritykselle tämä on kohtuullinen kompromissi. Mutta kun operatiivinen tehokkuus on vakava kilpailuetu, tilanne saattaa olla toinen. Hesburgerille rakentamamme ERP on tästä hyvä esimerkki. Järjestelmä on rakennettu tarkasti sen ympärille, miten kansainvälinen pikaruokaketju oikeasti toimii. Tämä on tärkeää, koska sisäisissä prosesseissa jokainen ylimääräinen sekunti kumuloituu nopeasti. Valmisratkaisua ei yksinkertaisesti pysty optimoimaan näin millitarkasti.
Tämä tuo meidät kysymykseen, jonka tulisi aina kehystää keskustelua: onko tämä järjestelmä osa sitä, mikä tekee yrityksestäsi erityisen?
Jos vastaus on ei (eli kyseessä on infrastruktuuri eikä kilpailutekijä) ja kolmannen osapuolen vaihtoehto on olemassa, valmisratkaisu on lähes aina oikea valinta. Mutta jos järjestelmä on keskeinen osa sitä, miten palvelet asiakkaitasi, kuinka operoit tai miten aiot kasvaa, tarjoaa räätälöity ratkaisu työkalun, joka on mitoitettu juuri omaa käyttötapaustasi varten ja jota voi sulavasti kehittää liiketoiminnan ja ympäristön muuttuessa.
Kysymys kannattaa esittää myös silloin, kun järjestelmä on asiakkaalle näkyvä. Tässä tapauksessa kilpailijoista erottuva käyttäjäkokemus ja ulkoasu nousevat keskeiseen rooliin, ja kummassakin voi olla vaikea kilpailla valmisratkaisulla.
Omalla järjestelmäkehityksellä on korkeampi alkukustannus – mutta on syytä muistaa että tämä on vain osa laskutoimitusta.
Valmisratkaisuihin liittyy jatkuvia lisenssimaksuja, jotka voivat myös muuttua palveluntarjoajan niin päättäessä. Palveluntoimittajan prioriteetit voivat myös muuttua kohti toista markkinasegmenttiä, jolloin tuki heikkenee ja ominaisuudet eivät enää välttämättä vastaa omia tarpeita.
Nämä tekijät huomioon ottaen kokonaiskustannusta on syytä arvioida pitkällä aikavälillä ja suhteuttaa ne räätälöidyn ratkaisun hyötyihin. Aluksi kalliilta näyttävä rupeama voi osoittautua erinomaiseksi investoinniksi operatiivisen tehokkuuden kasvaessa. Vastaavasti edulliselta näyttävä vaihtoehto voi muuttua kalliiksi, kun prosessit eivät sen seurauksena toimi niin sulavasti kuin voisivat.
Oman järjestelmän omistaminen tarkoittaa että omistat myös datan. Päätät itse, missä data sijaitsee, miten se on jäsennelty ja mitä sillä voi tehdä.
Kun yhä useammat yritykset haluavat rakentaa tekoälypohjaisia työkaluja operatiivisen datansa päälle, tästä on tulossa yhä merkittävämpi kriteeri. Kolmannen osapuolen järjestelmä antaa periaatteessa pääsyn omaan dataan – mutta se, voiko sitä oikeasti käsitellä tarvitsemallaan tavalla on kysymys, johon kannattaa perehtyä ennen lopullista päätöstä.
Osta, kun markkinoilla on ratkaisu, joka aidosti vastaa tarpeitasi, kun järjestelmä ei ole keskeinen kilpailutekijäsi ja kun hintalappu on pitkällä tähtäimellä etujesi mukainen.
Rakenna, kun mikään olemassa oleva ratkaisu ei toimi ilman merkittäviä kompromisseja, kun järjestelmä on keskeinen osa toimintaasi tai kilpailuetuasi, tai kun tarvitset täyden hallinnan dataan, integraatioihin ja jatkokehitykseen. Tärkeintä on, ettet tee johtopäätöksiä liian nopeasti. Järjestelmistään eniten irti saavat usein ne yritykset, jotka esittivät oikeat kysymykset ennen vaihtoehdon lukitsemista.
Onko aihe yrityksessäsi ajankohtainen? Ota yhteyttä, autamme mielellämme sinua löytämään liiketoiminnallesi parhaiten sopivan ratkaisun.
