Hesburger: ERP-järjestelmän uudistus
Hesburgerin kokonaisvaltainen ERP on koko ravintolaketjun toiminnan sydän, joka räätälöitiin vastaamaan modernin ja kasvavan liiketoimintaympäristön tarpeisiin.
Projektin kohokohdat:
- Uusi skaalautuva toiminnanohjausjärjestelmä, joka yhdistää lähes 500 toimipaikkaa, 5800 tuotetta ja 100 000 päivittäistä myyntitapahtumaa.
- Modulaarinen arkkitehtuuri mahdollistavat pitkäjänteisen ja joustavan kehityksen.
- Ensimmäinen moduli vietiin tuotantoon alle kuudessa kuukaudessa.
Asiakas
Hesburger
Toimiala
Ravintolapalvelut
Alusta
Työntekijäohjelmistot / Toiminnanohjaus
Palvelut
Palvelumuotoilu / Käyttöliittymäsuunnittelu / Ohjelmistokehitys / Ylläpito
Lähtötilanne
Hesburgerin vanha toiminnanohjausjärjestelmä oli uudistuksen tarpeessa. Aiempaan teknologiaan ei enää löytynyt tekijöitä kehittäjämarkkinoilta, ja sen syväosaajat olivat Hesburgerilla eläköityneet tai työuriensa jälkipuoliskolla.
Vanhaa järjestelmää oli myös hankala kehittää ravintolatoiminnan kasvaviin vaatimuksiin sopivaksi ja integroida tehokkaasti muihin moderneihin palveluihin. Lisäksi vanhan järjestelmän tietoturvaa ja suorituskykyä olisi ollut jatkossa haastavaa pitää euroopanlaajuisen liiketoiminnan edellyttämällä tasolla.
Hesburger oli myös kansainvälistymisen myötä kasvanut yrityksenä merkittävästi, ja vanha järjestelmä oli uusien liiketoimintamahdollisuuksien tiellä. Tehtävänantomme oli rakentaa uusi ERP, joka tukisi modernia pikaruokakulttuuria – ja jonka skaalautuva kehittäminen olisi mahdollista pitkälle tulevaisuuteen.
Strategia
Uusi järjestelmä piti pystyä rakentamaan hidastamatta Hesburgerin päivittäisiä operaatioita. Räätälöity ratkaisu mahdollisti kokonaisuuden rakentamisen moduuli kerrallaan – uudet ja vanhat järjestelmät toimivat siirtymävaiheessa rinnakkain.
Testasimme strategiaa ketterästi itsepalvelukassojen proof of conceptilla, jonka suunnittelu ja tuotantoon vieminen kesti vain kuusi kuukautta.
ERP:n käyttäjäryhmät
Ravintola- ja vuoropäälliköt
Ravintola- ja vuoropäälliköt näkevät ERP:n kautta kaikki asiaankuuluvat, päivittäiseen toimintaan liittyvät raportit omasta toimipaikastaan. Heillä on myös työn edellyttämiltä osin ylläpito-oikeudet.
Aluepäälliköt
Aluepäälliköiden käyttöoikeudet ovat astetta laajemmat – heille olennaista on nähdä kokonaiskuva kaikista alueen ravintoloista.
Taloushallinto
Hesburgerin taloushallinto käyttää ERP:tä kirjanpitoon ja raportointiin liittyvissä tehtävissä. Järjestelmä tarjoaa perusraportit kätevästi automatisoituina – ja lähes rajattomat mahdollisuudet luoda räätälöityjä kokonaisuuksia tarpeen mukaan.
Tukipalvelut
Hesburgerin tukipalveluilla on organisaation laajimmat käyttöoikeudet. He vastaavat mm. ravintoloiden teknisestä tuesta, toimipaikka- ja tuotetiedoista, käyttäjien hallinnasta sekä tarjousten ja kampanjoiden luonnista.
Ominaisuudet
Hesburgerin ERP koostuu nykymuodossaan 8 moduulista ja n. 50 työkalusta. Modularisointi antaa järjestelmälle lähes rajattomat laajennusmahdollisuudet ja yhteensopivuuden integraatioiden teknologioihin.
Periaatteemme kehityksessä on ollut suosia sellaisia teknologioita, joilla on jo astetta pidempi historia ja joiden uskomme olevan relevantteja myös 10-20 vuotta tulevaisuuteen. Hesburger omistaa yhteistyön seurauksena ohjelmistot, lähdekoodit ja oikeudet – tämä on liiketoiminnan tarpeeseen räätälöidyn kehityksen lisäksi toinen suuri etu verrattuna valmisohjelmistoihin.
Perustiedot
Kaikkien järjestelmien tarvitsemien perustietojen hallinta yhdessä paikassa.
Toimipaikat ja yritykset
Koko organisaation ja kaikkien toimipaikkojen tiedot kuten palvelut, laiterekisteri, maksutavat, aukioloajat, yhteystiedot ja myyntikanavat.
Käyttäjähallinta
Henkilöstön käyttäjätilien ja käyttöoikeuksien hallinta ERPin sekä muiden työntekijätyökalujen osalta.
Tuotetiedot
Täydellinen tuoterekisteri raaka-aineista valmistettaviin tuotteisiin sisältäen reseptiikan, käännökset ja kassojen näppäimistöasetukset.
Hinnoittelu
Myyntihintojen, tarjousten ja valuuttojen hallinta maittain ja ravintoloittain.
Myynti
Yksityiskohtainen tieto kaikista myyntitapahtumista, tuotteista ja niiden tarkenteista.
Raportit
Myynnin, valmistuksen, menekin ja palveluaikojen raportointi ravintoloittain euromäärineen.
Markkinointi
Markkinointikampanjoiden suunnittelu ja hallinta.
Ylläpito
Termistöjen ja muun metadatan hallinta.
Laitehallinta
Laitteiden hallintapalvelu (Device Admin Portal) on osana ERP-kehitystä rakentamamme työkalu, jolla valvotaan ja ylläpidetään kaikkien Hesburgerin toimipaikkojen liiketoimintakriittisiä laitteita. Sitä käyttävät laitteiden asentajat, Hesburgerin tukipalvelut sekä ohjelmistokehittäjät.
Portaalista on helppo tarkistaa laitteiden status ja ajaa ohjelmistopäivitykset kaikkiin laitteisiin. Mikä tahansa yksittäinen laite voidaan sen kautta käynnistää tai sammuttaa etänä.
Jatkuva valvonta
Nopea reagointi on Hesburgerille keskeistä – toimintojen keskeytymisellä on välittömät liiketoiminnalliset seuraukset.
ERP on valjastettu ilmoittamaan mahdollisista ongelmista välittömästi. Lisäksi dedikoitu sentryjärjestelmä kerää eri lähteiden virheilmoitukset yhteen paikkaan, mikä nopeuttaa poikkeustilanteiden käsittelyä.
