Järjestelmäuudistus on merkittävä projekti, joka aiheuttaa syystäkin unettomia öitä. Onko järjestelmä parempi rakentaa itse vai käyttää valmiita ratkaisuja? Kuinka voidaan varmistua siitä, että budjetti ja aikataulu pysyvät aisoissa – ja että päivittäinen liiketoiminta jatkuu siirtymän aikana normaaliin tapaan?
Järjestelmäuudistus on ennen pitkää edessä lähes kaikilla pitkään toimineilla suuryrityksillä. Teknologia kehittyy kovaa vauhtia, eivätkä vanhat ratkaisut siksi usein enää tarjoa riittävää tehoa ja integraatiomahdollisuuksia. Huolta nostattavat myös vuosi vuodelta kasvavat turvallisuusriskit ja haavoittuvuudet. Lisäksi teknologioiden kanssa ikääntyvät myös tekijät: työmarkkinoilta ei välttämättä löydy enää riittävästi syväosaajia.
Uudistuksen käynnistämiseen, kumppanin valintaan ja toteutustapaan liittyy kuitenkin painava vastuu. Kauhutarinat pitkittyneistä tai kokonaan hylätyistä järjestelmäprojekteista kummittelevat ymmärrettävästi päätöksentekijöiden mielessä – kuten myös se, miten perustavanlaatuiset päivitykset vaikuttavat bisnekseen työntekijöiden perehdyttämisestä myynnin keskeytymisiin.
Taisteella olemme toteuttaneet Hesburgerin koko ravintolaketjun kattavan ERP-uudistuksen – konsernin liikevaihtoa kasvattaen, aikataulussa ja pienellä mutta tehokkaalla tiimillä. Tässä blogipostauksessa jaamme näkemyksiämme onnistumisen tärkeimmistä edellytyksistä silloin, kun järjestelmä päätetään rakentaa räätälöidysti itse.
Oman teknologiatiimin edut järjestelmäuudistusta rakentaessa liittyvät erityisesti skaalautuvuuteen, yhteistyöhön ja fokukseen.
Skaalautuvuudella tarkoitamme sitä, että järjestelmä suunnitellaan alusta asti helposti laajennettavaksi. Näin voimme keskittyä priorisointijärjestyksessä asiakkaalle tärkeimpiin ominaisuuksiin ja julkaista ne yksi kerrallaan. Järjestelmäuudistusta ei voi rakentaa kustannustehokkaasti työstämällä sen kaikkia osia yhtäaikaisesti.
Sen sijaan uusi järjestelmä kannattaa viedä tuotantoon moduuli kerrallaan vanhan järjestelmän toimiessa sen rinnalla kuten ennenkin. Näin julkaisusykli pysyy ripeänä ja saamme jatkuvaa palautetta kentältä. Tämä on tärkeää, koska mikään testiympäristö ei voi täysin simuloida aitoja käyttötapauksia.
Yllättäviltä tilanteilta ei voi aina välttyä – tärkeintä on valmius reagoida niihin nopeasti ymmärtäen, että jokainen sekunti voi käydä kalliiksi.
Yhteistyön periaatteessa on kyse kaikkien käyttäjäryhmien aidosta osallistamisesta suunnitteluun. Tämä tarkoittaa jatkuvia yhteissuunnittelutyöpajoja ja pilotteja, joissa kehitysideat kulkevat sekä toteuttajan että yritysten edustajien välillä. Viime kädessä järjestelmän käyttäjät tuntevat työympäristönsä parhaiten – heidän näkemyksensä ovat onnistumisen kannalta täysin keskeisiä.
Fokus tarkoittaa kohinan välttämistä kaikissa tilanteissa. Yhdessä laadittu, päivittyvä (ja tarvittaessa ketterästi muuttuva) roadmap auttaa kehittäjiä lähestymään tarkasti olennaiseen. Kokonaisvision tulee olla jaettu koko tiimin kesken, ja siinä on kyse yhtä lailla siitä mitä päätämme rakentaa ja mitä jätämme pois.
Laajoissa teknologiaprojekteissa syntyy helposti tilanne, jossa ostaja on käytännössä lukittu jatkamaan kehitystä yhden toimittajan tai palveluntarjoajan kanssa. Tästä syystä suosimme avointa lähdekoodia – se antaa asiakkaalle mahdollisuuden vaihtaa yhteistyökumppaniaan mikäli työn jälki ei miellytä. Samasta syystä käytämme myös ainoastaan riittävän vakiintuneita teknologioita, joille löytyy osaajia ja tukea pitkälle tulevaisuuteen.
Järjestelmiä rakentaessa tarvitaan vain harvoin yhtäaikaisesti koko tiimiä. Roadmap ja asteittainen eteneminen tarkoittaa myös sitä, että voimme varata joustavasti asiakkaan käyttöön juuri ne henkilöt, joiden on syytä olla kulloinkin sorvin ääressä.
Liiketoiminnan sulavaan hyrräämiseen on voitava luottaa myös sen jälkeen, kun järjestelmän moduulit ovat aktiivisessa käytössä. Yllättäviltä tilanteilta ei voi aina välttyä – tärkeintä on valmius reagoida niihin nopeasti ymmärtäen, että jokainen sekunti voi käydä kalliiksi.
Jatkuva monitorointi onnistuu pienelläkin tiimillä hyvin tehokkailla työkaluilla ja päivystysvuoroilla. Hesburgerin tapauksessa rakensimme räätälöidyn ylläpitoportaalin, joka lähettää automaattisen hälytyksen aina kun jokin systeemin osa vaatii erityishuomiota. Sen kautta hallitaan myös koko konsernin laitteita ja päivityksiä. Dedikoitu sentryjärjestelmä taas kerää virheilmoitukset yhteen paikkaan, mikä nopeuttaa merkittävästi selvitystyötä.
Räätälöity järjestelmäuudistus tarjoaa oikein toteutettuna tehokkaan ja tilanteeseen mukautuvan tavan rakentaa suuriakin kokonaisuuksia pienellä asiantuntijatiimillä. Kaikki järjestelmän osat on suunniteltu vastaamaan täsmällisesti tilaajayrityksen tarpeisiin, mikä vähentää rönsyilyä ja antaa mahdollisuuden kehityksen järkevään vaiheistamiseen.
Näillä edellytyksillä järjestelmäuudistus voi olla vuosien mittaisen verenpaineen kohottajan sijaan inspiroiva matka, jonka tulokset näkyä niin liikevaihdossa kuin työntekijöiden tyytyväisyydessäkin ensimmäisen moduulin julkaisusta lähtien.
Onko yrityksesi etsimässä toteuttajaa järjestelmäuudistukselle? Ota yhteyttä ja keskustellaan tarpeistasi lisää!
